Kdysi dávno před pandemií, když firma zaváděla globální změnu, sedli jsme jako tým do letadla a jeli se seznámit s projektem, s lidmi. Byl to vždy zážitek! Dnes už to jen tak nejde…
Minulý týden jsem měla příležitost facilitovat jeden “CZ debrief” globálního projektu a zaujala mě poznámka: “ten cizí tým”.
Základem vedení projektů a změn je schopnost spolupráce.. Aby spolupráce fungovala, je potřeba sdílet cíle. To je na projektu jednodušší než v liniových týmech. Největší výzvou v projektovém týmu je vytváření vztahů. I když spolu pracujete v jedné budově. A co teprve na dálku!
CÍL – SPOLUPRÁCE – VZTAHY
Zavádět změny na dálku, je podobné jako zavádět změny ‘na blízko’, jen se k PRÁCI na AGENDĚ musí přidat i to SPOLU a vytváření VZTAHŮ.
Hledejme u “cizího” týmu to, co máme společné – půjde to pak snáz! Opravdová změna bolí – vždy! Někdy více, někdy méně. Někdy jen chvilku a někdy déle.
Atul Gawande, chirurg a spisovatel, říká, že medicínská péče je tak komplexní, že se občas na věci zapomíná. Inspiroval se u Boeingu a zavedl “checklists” před operací. Jednoduché představení týmu před operací snížilo komplikace o 35% a zlepšila se spolupráce mezi účastníky.
Projekty a organizace jsou také komplexní. Na projektech mám v přípravné fázi také svůj “check-list” aktivit a úkolů, které jsou klíčové pro nastavení dobré spolupráce:
- “Nakoupit” zadání přímo od sponzora
- Nastavit governance projektu (český ekvivalent jsem nenašla) a vytvořit rámec projektu “fahrplan” – (tady si vědomě a ráda půjčuji slovíčko z němčiny)
- Vytěžit “kick-off” na maximum s úvodním slovem sponzora projektu
- Nastavit společně pravidla spolupráce
- Vyladit zadání projektu s projektovým týmem
Na svých projektech se snažím maximálně vytěžit přínos úvodního setkání – představení projektu, jeho cílů, týmu a klíčových zúčastněných. Trvám na tom, že úvodu se zúčastní i projektový sponzor; čím výše v organizaci postavený, tím lépe. Společně se domlouváme se na pravidlech spolupráce – reakční doby, plnění úkolů, eskalační postupech, kvalitě dodávek, hlášení dovolených, zástupů, atd.
Často na svých trénincích a webinářích slyším: “Na to není čas…”, “Vždyť už se známe..”, “Už jsme to dělali tolikrát…”.
Podcenit rozjezd projektu znamená nevyužít “Opportunity window”, které jako projekťák mám. Velká chyba! Inspirujme se i z jiných oborů. Mějme i my své checklisty!
